Código QR e código único do documento (ATCUD)

A Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto, veio regulamentar os requisitos para a criação do código de barras bidimensional, o código QR e do código único do documento (ATCUD), previstos no Decreto Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.

Este Decreto determina que nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes deve constar um código QR e código único do documento (ATCUD). O objetivo é simplificar a comunicação de faturas por parte de pessoas singulares para determinação das respetivas despesas dedutíveis em sede de IRS, incrementando, simultaneamente, o controlo das operações realizadas pelos sujeitos passivos, tendo em vista o combate à economia informal, à fraude e à evasão fiscal.

O que é e como funciona o ATCUD (código único do documento)?

Antes de iniciar o processo de faturação, os sujeitos passivos devem comunicar à Autoridade Tributária (AT), por via eletrónica, a identificação das séries utilizadas na emissão de faturas, por cada estabelecimento e meio de processamento utilizado. Por cada série documental, a AT atribui um código, que deve integrar o código único de documento.

Devem constar na comunicação a efetuar à AT:

• o identificador da série do documento;
• o tipo de documento;
• o início da numeração sequencial a utilizar na série;
• a data prevista de início da utilização da série para a qual é solicitado o código de validação.

Caso os sujeitos passivos pretendam manter séries que já se encontrem em utilização e dar continuidade à respetiva numeração sequencial, devem, durante o mês de dezembro de 2020, comunicar os elementos acima referidos, sendo a comunicação do início da numeração sequencial a utilizar substituída pela comunicação do último número utilizado nessa série, no momento da comunicação.

O ATCUD assume o formato “ATCUD:CódigodeValidação–NúmeroSequencial”, sendo composto pela união dos seguintes elementos, separados pelo caractere “–“:

• código de validação da série, a atribuir pela AT, composto por uma cadeia de, no mínimo, 8 caracteres;
• número sequencial do documento dentro da série. No caso dos programas informáticos de faturação, o número sequencial é a sequência de caracteres numéricos que se encontra imediatamente a seguir à barra (/).

O ATCUD deve constar obrigatoriamente, e em perfeita legibilidade, em todas as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, emitidos por programas informáticos de faturação, outros meios eletrónicos (como máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas) e em documentos pré-impressos em tipografia autorizada. Em documentos com mais do que uma página, o ATCUD deve constar em todas elas e, quando aplicável, imediatamente acima do QR code.

Código de barras bidimensional (código QR ou QR code)

Os programas de faturação devem garantir a correta geração de um QRcode, que deve constar obrigatoriamente, e em perfeita legibilidade, nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, emitidos por programas certificados pela AT. Em documentos com mais do que uma página, o QR code pode constar na primeira ou na última página.

Código QR e código único do documento (ATCUD): a quem se aplicam estas obrigações?

Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional estão obrigados a utilizar, exclusivamente, programas informáticos certificados pela AT, sempre que:

• tenham tido, no ano civil anterior, um volume de negócios superior a 50 mil euros ou volume de negócios anualizado superior a esse montante (quando o período de referência seja inferior ao ano civil);
• utilizem programas informáticos de faturação;
• sejam obrigados a dispor de contabilidade organizada ou por ela tenham optado.

Não obstante, os documentos pré-impressos em tipografia autorizada que tenham sido adquiridos em data anterior a 1 de janeiro de 2021 podem continuar a ser utilizados até 30 de junho de 2021.

Código QR e código único do documento (ATCUD): quando entram em vigor?

Ambas as obrigações entram em vigor a 1 de janeiro de 2021, sem prejuízo do regime transitório que permite, em situações específicas, aos sujeitos passivos manterem as séries em utilização e os documentos pré-impressos em tipografia autorizada. Estes últimos, caso tenham sido adquiridos antes da entrada em vigor da Portaria, podem ser utilizados até 30 de junho de 2021.

Por sua vez, os sujeitos passivos utilizadores de programas de faturação ou outros meios eletrónicos, devem comunicar, durante o mês de dezembro de 2020, os elementos acima referidos para atribuição por parte da AT do respetivo código de validação.

Como garantir o cumprimento das novas obrigações legais?

Na Softpack estamos a trabalhar para que o Gestwin incorpore rapidamente estas obrigações, cumprindo o seu papel de software de gestão que automatiza e facilita os procedimentos de faturação e o cumprimento das normas fiscais.