Regras de Faturação 2022 – QRcode nas faturas e ATCUD suspenso segundo o novo Despacho n.º 412/2020-XXII.

O QR Code e o ATCUD (código único de documento) foram introduzidos pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15/02 e mais tarde regulamentados pela Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto, e têm como objetivo o combate à economia informal bem como simplificar a comunicação de faturas por parte de pessoas singulares.

Devido às circunstâncias atuais em que vivemos causadas pela pandemia COVID-19, a aposição do QR-code e do código ATCUD nas faturas e demais documentos relevantes tem vindo a sofrer sucessivos adiamentos. Sendo que desta vez a obrigação quanto ao código ATCUD fica suspensa até 2023.

A obrigatoriedade de imprimir o QR code nos documentos fiscalmente relevantes foi adiada para 2022.

O Decreto Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro determina que nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes deve constar um código QR e um código único do documento (ATCUD).

De acordo com a Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto, seria a partir de janeiro de 2021 que as faturas teriam um código QR e um código ATCUD.

Mas no atual contexto da pandemia COVID-19, o governo considerou que as empresas portuguesas precisam de mais tempo para se adaptarem a estas novas regras de faturação. A implementação do código ATCUD já tinha sido adiado para 2022 (conforme o Despacho n.º 412/2020-XXII) e agora, uma proposta do Orçamento do Estado para 2021 (OE2021) veio alterar a obrigatoriedade da impressão do QR code tendo sido adiada para 2022.

QR Code nas faturas em 2022 e ATCUD

O objetivo com a impressão do código QR nas faturas é simplificar a comunicação de faturas ao fisco por parte de pessoas singulares e sem número de contribuinte, para determinação das respetivas despesas dedutíveis em IRS e em simultâneo combater a evasão fiscal.

O ATCUD é um código único do documento que simplifica o controlo das operações na faturação.

A comunicação de séries documentais para obtenção de código de validação prevista no artigo 2º da Portaria nº 195/2020, de 13 de agosto, passa a poder ser efetuada a partir do início do segundo semestre de 2021, apesar da obrigatoriedade ser só a partir de 1 de Janeiro de 2022.

Saiba mais sobre o que é o QR Code e o código ATCUD e a quem se aplicam as novas regas no nosso artigo do blog Código QR e código único do documento (ATCUD).

Benefício fiscal para empresas que apliquem o QR code nas faturas em 2021

Os programas de faturação devem assim garantir que o Código QR e o ATCUD são gerados corretamente e que se encontram perfeitamente legíveis em qualquer documento com relevância fiscal.

O Gestwin já se encontra totalmente preparado para fazer face às alterações previstas na portaria 195/2020 do Decreto Lei n.º 28/2019, no entanto em face da proposta de alteração ao Orçamento de Estado aprovada, que adia para 2022 a obrigatoriedade de impressão do QR CODE nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, informamos que a disponibilização prevista para início de Dezembro de nova release do Gestwin, será adiada por alguns dias.
Uma vez que a impressão do QR CODE passará a ter caráter facultativo em 2021, tal possibilidade irá igualmente ser implementada no Gestwin.

Lembramos que o Governo vai criar um regime de incentivo fiscal para as empresas que adotem já em 2021 a impressão do QR Code. Também o Programa IVAucher, previsto arrancar no início do ano, e para cujo controlo a informação contida no QR CODE é importante, por certo contribuirá para incentivar a sua impressão pelos operadores do setor alvo do Programa já em 2021.

Pelo exposto, em breve disponibilizaremos uma atualização do Gestwin dando resposta a estas alterações.

O Decreto Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro determina que nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes deve constar um código QR e código único do documento (ATCUD).

Estas novas regras estava previsto entrarem em vigor já no início de 2021, conforme a Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto.

Contudo, no atual contexto da pandemia COVID-19 o governo considerou que as empresas portuguesas precisam de mais tempo para se adaptarem às novas regras de faturação, sendo a implementação do código ATCUD adiado para 2022, mantendo apenas a obrigação relativa ao QR Code.

Assim:

• O Código Único do Documento (ATCUD) passará a ser obrigatório apenas a partir de 1 de Janeiro de 2022,conforme o Despacho n.º 412/2020-XXII.
• Para o Código QR, mantém-se a obrigatoriedade da sua inclusão nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes a partir de 1 Janeiro de 2021.

QR Code nas faturas em 2021

O objetivo com a impressão do código QR nas faturas é simplificar a comunicação de faturas ao fisco por parte de pessoas singulares e sem número de contribuinte, para determinação das respetivas despesas dedutíveis em IRS e em simultâneo combater a evasão fiscal.

O código ATCUD

Falamos de um código único do documento que simplifica o controlo das operações na faturação.

Antes de iniciar o processo de faturação, os sujeitos passivos devem comunicar à Autoridade Tributária (AT), por via eletrónica, uma série de informações de forma a obter o código de validação das séries documentais.

No despacho agora assinado pelo secretário de Estado dos Assuntos Fiscais, António Mendonça Mendes, a comunicação de séries documentais para obtenção de código de validação prevista no artigo 2º da Portaria nº 195/2020, de 13 de agosto, passa a poder ser efetuada a partir do início do segundo semestre de 2021, apesar da obrigatoriedade ser só a partir de 1 de Janeiro de 2022.

Saiba mais sobre o que é o QR Code e o código ATCUD e a quem se aplicam as novas regas no nosso artigo do blog Código QR e código único do documento (ATCUD).

Programas de faturação e as novas regras de faturação 2021

Os programas de faturação devem assim garantir que o Código QR e o ATCUD são gerados corretamente e que se encontram perfeitamente legíveis em qualquer documento com relevância fiscal.

O Gestwin já se encontra totalmente preparado para fazer face às alterações previstas na portaria 195/2020 do Decreto Lei n.º 28/2019. No entanto, realçamos que em relação ao QR Code, é da responsabilidade do cliente garantir que a sua impressora é compatível com a impressão gráfica do Qr Code.

Impressão do QR Code nas faturas

O utilizador do programa de faturação deve verificar atempadamente se a sua impressora é compatível com a impressão do QR code.

Leia o nosso tutorial passo a passo para verificar se a sua impressora de talões reúne as condições para a impressão do QR Code.

A Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto, veio regulamentar os requisitos para a criação do código de barras bidimensional, o código QR e do código único do documento (ATCUD), previstos no Decreto Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.

Este Decreto determina que nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes deve constar um código QR e código único do documento (ATCUD). O objetivo é simplificar a comunicação de faturas por parte de pessoas singulares para determinação das respetivas despesas dedutíveis em sede de IRS, incrementando, simultaneamente, o controlo das operações realizadas pelos sujeitos passivos, tendo em vista o combate à economia informal, à fraude e à evasão fiscal.

O que é e como funciona o ATCUD (código único do documento)?

Antes de iniciar o processo de faturação, os sujeitos passivos devem comunicar à Autoridade Tributária (AT), por via eletrónica, a identificação das séries utilizadas na emissão de faturas, por cada estabelecimento e meio de processamento utilizado. Por cada série documental, a AT atribui um código, que deve integrar o código único de documento.

Devem constar na comunicação a efetuar à AT:

• o identificador da série do documento;
• o tipo de documento;
• o início da numeração sequencial a utilizar na série;
• a data prevista de início da utilização da série para a qual é solicitado o código de validação.

Caso os sujeitos passivos pretendam manter séries que já se encontrem em utilização e dar continuidade à respetiva numeração sequencial, devem, durante o mês de dezembro de 2020, comunicar os elementos acima referidos, sendo a comunicação do início da numeração sequencial a utilizar substituída pela comunicação do último número utilizado nessa série, no momento da comunicação.

O ATCUD assume o formato “ATCUD:CódigodeValidação–NúmeroSequencial”, sendo composto pela união dos seguintes elementos, separados pelo caractere “–“:

• código de validação da série, a atribuir pela AT, composto por uma cadeia de, no mínimo, 8 caracteres;
• número sequencial do documento dentro da série. No caso dos programas informáticos de faturação, o número sequencial é a sequência de caracteres numéricos que se encontra imediatamente a seguir à barra (/).

O ATCUD deve constar obrigatoriamente, e em perfeita legibilidade, em todas as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, emitidos por programas informáticos de faturação, outros meios eletrónicos (como máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas) e em documentos pré-impressos em tipografia autorizada. Em documentos com mais do que uma página, o ATCUD deve constar em todas elas e, quando aplicável, imediatamente acima do QR code.

Código de barras bidimensional (código QR ou QR code)

Os programas de faturação devem garantir a correta geração de um QRcode, que deve constar obrigatoriamente, e em perfeita legibilidade, nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, emitidos por programas certificados pela AT. Em documentos com mais do que uma página, o QR code pode constar na primeira ou na última página.

Código QR e código único do documento (ATCUD): a quem se aplicam estas obrigações?

Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional estão obrigados a utilizar, exclusivamente, programas informáticos certificados pela AT, sempre que:

• tenham tido, no ano civil anterior, um volume de negócios superior a 50 mil euros ou volume de negócios anualizado superior a esse montante (quando o período de referência seja inferior ao ano civil);
• utilizem programas informáticos de faturação;
• sejam obrigados a dispor de contabilidade organizada ou por ela tenham optado.

Não obstante, os documentos pré-impressos em tipografia autorizada que tenham sido adquiridos em data anterior a 1 de janeiro de 2021 podem continuar a ser utilizados até 30 de junho de 2021.

Código QR e código único do documento (ATCUD): quando entram em vigor?

Ambas as obrigações entram em vigor a 1 de janeiro de 2021, sem prejuízo do regime transitório que permite, em situações específicas, aos sujeitos passivos manterem as séries em utilização e os documentos pré-impressos em tipografia autorizada. Estes últimos, caso tenham sido adquiridos antes da entrada em vigor da Portaria, podem ser utilizados até 30 de junho de 2021.

Por sua vez, os sujeitos passivos utilizadores de programas de faturação ou outros meios eletrónicos, devem comunicar, durante o mês de dezembro de 2020, os elementos acima referidos para atribuição por parte da AT do respetivo código de validação.

Como garantir o cumprimento das novas obrigações legais?

Na Softpack estamos a trabalhar para que o Gestwin incorpore rapidamente estas obrigações, cumprindo o seu papel de software de gestão que automatiza e facilita os procedimentos de faturação e o cumprimento das normas fiscais.

Regras de faturação (legislação)

Portaria 340/2013 – Novas Regras de Certificação dos Programas Informáticos de Faturação

A Portaria n.° 363/2010, de 23 de junho, regulamentou pela primeira vez e de forma inovadora o processo de certificação dos programas informáticos de faturação, definindo um conjunto de regras técnicas a observar pelas empresas produtoras de software. Estabeleceu igualmente os critérios de obrigatoriedade de utilização de software certificado por parte dos sujeitos passivos, para a emissão de faturas.

A Portaria nº 340/2013, de 22 de novembro de 2013, vem entretanto alterar alguns destes critérios. Assim, as principais alterações introduzidas por esta portaria são as seguintes:

• Os sistemas informáticos de faturação produzidos internamente deixam de estar dispensados de certificação junto da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT);
• A dispensa de utilização de programas informáticos de faturação com base no número de documentos deixa de ser aplicável, estando qualquer sujeito passivo que tenha faturado em 2013 mais de 100 000,00€, independentemente do nº de Faturas/Talões emitidos, obrigado a usar programa certificado.
  Importa ainda referir que, de acordo com o n.º 8 da mesma Portaria, “os sujeitos passivos obrigados à utilização de programas informáticos de faturação só podem emitir faturas ou documentos de transporte impressos em tipografias autorizadas, em caso de inoperacionalidade do programa de faturação, devendo estes documentos ser posteriormente recuperados para o programa.”

Estas alterações entram em vigor a 01-01-2014.

Principais alterações no âmbito do Ofício circulado n.º 50.001/2013

Alterações na identificação e impressão de documentos:

• Relativamente às séries de documentos de faturação, foram introduzidas restrições ao nível da numeração sequencial, tendo obrigatoriamente que iniciar-se em 1 dentro de uma nova série a criar ou mantendo a numeração que já possui. Não poderá nela conter outra informação como, por exemplo, o ano ou n.º do terminal/posto;
• A data dos documentos impressos passará a ser apresentada no formato AAAA-MM-DD;
• As guias de transporte, faturas e respetivos documentos retificativos não devem conter valores negativos;
• A denominação, NIF e domicílio do emitente devem ser impressos no documento, ainda que esta informação conste em papel pré-impresso de origem tipográfica.

Alterações nos procedimentos para reposição de faturas ou documentos retificativos quando processados manualmente ou pré-impressos por motivo de inoperacionalidade do programa:

• Em termos de numeração, deverão existir dois campos distintos, de preenchimento obrigatório, sendo um para a identificação da série manual e o outro para recolher o número manual;
• Um documento retificativo de um documento manual recolhido na aplicação deverá passar a referenciar a série e o nº do documento manual e não a identificação única do documento de venda atribuído pela aplicação ao documento recuperado.

Alterações na integração de documentos através de duplicados que não integram a cópia de segurança (backup), quando houver necessidade de reposição de dados por inoperacionalidade do sistema:

• Quando ocorrer uma situação de erro ou anomalia do programa, devem ser encerradas as séries em utilização e criadas novas, para prosseguir com a emissão de documentos, após a reposição da última cópia de segurança efetuada;
• Ao imprimir faturas criadas de duplicados (por inoperacionalidade do sistema) que não integram a cópia de segurança, deve, obrigatoriamente, aparecer a expressão “Cópia do documento original”+ sigla do documento + D + série + número do documento. Exemplo: “Cópia do documento original – FTD 2013A/00099”.

Alterações no controlo de acessos e cópias de segurança:

• A palavra-passe de acesso ao programa é obrigatória por utilizador e não pode ser vazia. O administrador não a poderá conhecer nem a poderá visualizar;
• Assegurar a realização de cópias de segurança de periodicidade obrigatória e/ou a manutenção de duas ou mais bases de dados simultâneas para que quando uma se corrompa a(s) outra(s) assegure(m) a continuidade da faturação;
• Possuir o controlo direto ou indireto da base de dados que utiliza e o registo do n.º de reposições de cópias de segurança (backup) efetuadas.

Alterações ao nível das regras operacionais:

• Deixa de ser permitida a alteração do NIF na ficha de um cliente que tenha já documentos emitidos;
• Deixa de ser permitida a alteração do nome e da morada numa ficha de cliente já existente e com documentos emitidos, mas cujo NIF não foi fornecido;
• Deixa de ser permitida a alteração da descrição dos produtos ou serviços que já tenham sido usados em documentos de venda;
• Deixa de ser permitida a criação de notas de crédito relativas a documentos anteriormente anulados ou já totalmente retificados;
• Deixa de ser permitida a anulação de documentos sobre os quais já tenha sido emitido documento retificativo, ainda que parcial;
• Deixa de ser permitido o registo de devoluções em documentos de venda ou, no sentido inverso, deixa de ser permitido o registo de vendas em documentos de retificação;
• O software passará a alertar o utilizador caso a data e hora de sistema seja inferior à do último documento emitido, sendo nesse caso pedida a confirmação, antes da emissão, de que a data e hora de sistema se encontra correta.

Legislação

Portaria n.º 340/2013: consulte aqui.

A SoftPack disponibiliza um vasto conjunto de soluções de faturação, baseadas nos seus produtos Gestwin e Gestwin POS, cumprindo todas as exigências em matéria de Certificação pela AT – Autoridade Tributária.